Concevoir son Tableau de Bord et son Reporting
Quelle est la différence entre un Reporting et un Tableau de Bord?
Le Reporting et le Tableau de Bord sont souvent confondus, nous vous donnons ici la différence.
- Le Tableau de Bord est un outil à disposition de l’opérationnel afin de piloter son activité
- Il lui fournit une vue en temps réel
- Les données sources sont actualisées automatiquement ou à la demande
- Il est sous forme d’un classeur Excel, Power BI, ou tout autre outil logiciel
- Le Reporting est une vue à un moment donnée d’une situation, le reporting c’est un Snapshot d’un Tableau de Bord à un ou plusieurs moments, par exemple à Q1, Q2, Q3, Q4 de l’année.
- Il est destiné à être présenté lors de réunions importantes, Steerco, etc
- Il est sous la forme d’un PDF ou d’un PowerPoint
Les étapes afin de réaliser votre Tableau de Bord
Étude des KPI
Qu’est-ce que je souhaite mesurer?
Les KPI – Key Performance Indicator – ou Indicateurs de performance sont des données chiffrées qui mesurent un état que l’on souhaite étudier.
Chaque domaine d’activité aura son propre ensemble de KPI : ventes/commercial, finance, RH, IT, management.
Exemples de KPI :
- Le nombre de client mobiles recrutés sur un trimestre (on le compare avec l’objectif fixé en début d’année) : KPI = 1500, objectif = 4700
- Le chiffre d’affaire rapporté par un produit par rapport à son coût de développement : KPI = 150%, objectif = 125%
Quels sont mes objectifs?
La visualisation des KPI dans le dashboard répondra toujours à la problématique : Quels sont les objectifs qui ont été fixés à telle échéance, et quel est l’évolution de ces objectifs à un moment donné?
Chaque Business Unit de l’organisation aura ses propres problématiques en terme de pilotage de la performance
- La direction commerciale aura pour objectif de visualiser les ventes, savoir les produits leader, etc
- La DSI aura quand à lui comme intérêt de connaitre le taux de réponses au support informatique ou le taux de PC en utilisation
Ventes : Le Customer Lifetime Value – CLV
Marketing : Le Brand Awareness ou notoriété de la marque
Recherche des données
Des données en fonction des KPI recherchés
Pour calculer les indicateurs, il faut des données pertinentes issues du système d’information de l’entreprise.
Je recherche les données nécessaires dans le système d’information de l’entreprise ou j’utilise celles que vous me fournissez dans des fichiers.
Pour savoir quelles données sont nécessaires pour le design du Tableau de Bord, il faut répondre à ces questions (Liste non exhaustive) :
- Quels sont mes objectifs en termes de chiffre d’affaires ?
- Quels est mon taux de transformation moyen ?
- Les visites de mes commerciaux sont elles efficaces ?
- Quel est le montant moyen de mes contrats/commandes / projets ?
- Quel est mon chiffre d’affaires par produit ? Par commercial, zone géographique…
- Quelles sont mes marges ? Quel est l’état de mes commandes ?
- Quelle famille de produits impacte le plus ma marge opérationnelle ?
Les KPI sont issus de ces questions, puis on questionne la DSI ou les responsables datas sur l’emplacement de ces données.
Des sources de données courantes
Le SI de l’entreprise dispose de plusieurs sources de données.
Les plus courantes sont
- Les fichiers Excel
- Les bases de données SQL (ACCESS, SQL Server, MySQL, Hadoop…)
Sélection de l’outil informatique
Je vous propose les solutions informatiques suivantes pour réaliser votre Tableau de Bord et reporting :
- Microsoft Excel, l’outil le plus simple pour créer un Tableau de Bord
- Microsoft Power BI, outil avancé de reporting
- Un Tableau de Bord sur-mesure avec un développement web de type HTML + JavaScript ou ASP.NET
Design du dashboard
Les éléments de visualisation
Étape finale de la conception du Tableau de Bord, la restitution visuelle des KPI est très importante, et son ergonomie primordiale pour l’utilisateur final.
On retrouve les catégories d’élément suivants:
- Les tableaux
- Les graphiques
- Les indicateurs visuels
LES OUTILS
Réaliser son tableau de bord avec Power BI
Visualisation des données
- Tableau de bord avec Power BI Desktop, reporting
- Power View pour les tableaux de bord et le reporting
- Graphiques Excel
Modélisation des données
Réaliser son Tableau de Bord avec Microsoft Excel
Excel est un outil commun dans les entreprise, il est l’outil d’entrée pour tout opérationnel désirant faire un dahsboard
FOCUS SUR LES TABLEAUX DE BORD PAR MÉTIER
Chaque Business Unit de l’entreprise peut avoir son Tableau de Bord :
- Logistique
- Production
- Finance et comptabilité
- Marketing et Ventes
- Achats et Approvisionnements
- Ressources Humaines
- IT
Tableau de Bord Financier
Ce tableau de Bord est un outil d’analyse pour le contrôle budgétaire de l’entreprise.
Il peut être réalisé avec Excel ou Power BI,
KPI – Indicateurs de performance
Il y a quasiment une infinité de KPI possibles, mais je ne présente ici que les principaux.
- ÉQUILIBRE FINANCIER
- Résultat net comptable
- Excédent brut d’exploitation (EBE)
- Capacité d’autofinancement (CAF)
- CYCLE D’EXPLOITATION
- Fonds de roulement net global (en € et en jours)
- Besoin en fonds de roulement (BFR)
- Durée moyenne du crédit client
- Durée moyenne du crédit fournisseur
- Trésorerie(en € et en jours)
- FINANCEMENT DE L’ACTIVITE
-
- Ressources propres / Produits encaissables
- Charges décaissables / Produits encaissables
- Charges externes / Produits encaissables
- Dépenses de personnel / Produits encaissables
- Taux de rémunération des permanents
- Méthode des écarts successifs
- AUTOFINANCEMENT DE L’INVESTISSEMENT
- CAF / Acquisitions d’immobilisations
Tableau de Bord commercial
La direction commerciale doit disposer d’outils prévisionnels et de rapports détaillés sur l’activité de l’entreprise lui permettant d’orienter de la meilleure façon possible sa stratégie, ainsi que celle de la société.
Il est aujourd’hui nécessaire d’avoir une vue globale de l’ensemble du cycle de vente, et pouvoir analyser les données dès la détection du besoin et ce jusqu’à l’acte de vente est un véritable avantage :
- Permet de prendre des décisions sur l’activité de ses équipes commerciales
- Alerte via les KPI sur le dépassement de seuil, à la hausse comme à la baisse
Exemple
Sur ce tableau de bord commercial Excel que j’ai réalisé pour un LAPEYRE
- L’opérationnel peut rapidement trier, cacher/montrer, les KPI
- Visualiser simplement les KPI, via des graphiques, tableaux, timelines
- Exporter au format PDF son reporting
La conception des tableaux de bord avec Excel est mon activité historique, je vous aide à personnaliser et automatiser vos Tableaux de Bord commercial, financier et marketing.
